R E V I S T A
J O U R N A L
R E V I S T A
i
t
i l
l,
l
Gobierno y Gestión Pública
ISSN: 2414-4991
Vol. 08, Núm. 2 (2021)
Instituto de Gobierno y de Gestión Pública
Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de Alimentación
Escolar (PNAE) Qali Warma en la sede principal en 2015
Analysis of Payment Process at school feeding social program Qali Warma at
headquarters in 2015
Recibido: 21 de abril 2021
Aprobado: 22 de mayo 2021
RESUMEN:
AUTOR 1:
Huarachi Coaquira Luis
El PNAE Qali Warma obtiene la certificación ISO 9001:2008 en el año 2016,
Ferguson
con el propósito de pagar oportunamente a los proveedores de alimentos;
Licenciado en
reconociendo que su retraso afecta principalmente el flujo de caja de las Mypes. El
Administración en Salud
por Universidad Peruana
objetivo de esta investigación es analizar los tiempos de atención del proceso de
Cayetano Heredia.
solicitudes de pago presentadas a la sede principal del PNAE Qali Warma. Método:
enfoque cuantitativo, estudio observacional analítico de tipo transversal; se genera
ORCID:
https://orcid.org/0000-
una base de datos incluyendo todos los registros administrativos. Resultados: el
0002-9332-9731
tiempo de atención promedio fue 22,9 días, con coeficiente de variación (CV) de
Correo:
38,7%; de los cuales 17,4 días representan periodos que no agregan valor. En cada
luis.huarachi.c@upch.pe
etapa del proceso, el CV supera el 30%, indicando poca certeza para cumplir con
los plazos planificados. Los expedientes tienen una probabilidad de 57,3% de
AUTOR 2:
continuar en trámite por más de 20 días y 17,6% por más de 30 días. La variación
140
Llanos Zavalaga Luis
se explica según las características de los expedientes y el tiempo de presentación.
Fernando
Especialista de
Palabras clave: programa social, administración pública, estudio de caso, análisis
Administración de Salud
de datos; simplificación administrativa.
y estudios de doctorado
por Universidad Peruana
Cayetano Heredia.
ABSTRACT:
MSc(Econ) Políticas,
Planificación y
The PNAE Qali Warma program obtained ISO 9001: 2008 certification in 2016, with
Financiamiento en Salud
the purpose to paying food suppliers on time. Delayed payment mainly affects the
por London School of
cash flow of the Small and medium-sized enterprises SMEs. The objective of this
Hygiene and Tropical
article is analyzing the attention times of payment request process. Method:
Medicine.
quantitative approach, cross-sectional analytical observational study; database is
ORCID:
generated including all administrative records. Results: the mean attention time was
https://orcid.org/0000-
0001-6050-6001
22.9 days, with coefficient of variation (CV) of 38.7%; of which, 17.4 days represent
periods with no value added. In each step of the process the CV exceeds 30%, which
Correo:
luis.llanos@upch.pe
indicates little certainty to meet the planned deadlines. The files have
57.3%
probabilities to stay in the process for more than 20 days and 17.6% for more than
AUTOR 3:
30 days. The variation is explained according to the characteristics of the files. The
time to transfer monetary resources doubles at the Administration Unit and the
Tuesta Carmona Neiser
Hugo
Purchase Committees, simplifying the activity would have saved 4.2 million soles.
Magister en economía
Keywords: programme social; public administration; case studies; data analysis;
por la Pontificia
administrative simplification.
Universidad Católica del
Perú.
ORCID:
https://orcid.org/0000-
0002-3498-2714
Correo:
n.hugo.tuesta@gmail.co
m
Instituto de Gobierno y Gestión Pública del Fondo editorial de la Universidad de San Martín de Porres. Calle. Martín
Dulanto 101, Miraflores. CP. 15074 Ciudad de Lima, Perú. Teléfonos: (01) 241-4275. Correo: editor_iggp@usmp.pe
ISSN: 2414-4991
Autores: Luis Huarachi Coaquira, https://orcid.org/0000-0002-9332-9731
Luis Llanos Zavalaga, https://orcid.org/0000-0001-6050-6001
Hugo Tuesta Carmona, https://orcid.org/0000-0002-3498-2714
1. INTRODUCCIÓN
Como parte de la política nacional de modernización de la gestión pública, el sistema
de gestión de calidad debe analizar continuamente los procesos operativos de la
administración pública con el fin de generar productos y resultados con mayor eficiencia
y efectividad (Casas, s.f.).
Por ejemplo, el Programa Nacional de Alimentación Escolar (PNAE) Qali Warma, que
“busca resolver el problema de inadecuada alimentación (en términos de calidad y
cantidad) de los niños y las niñas que asisten a las instituciones educativas públicas” en
Perú (Romero Lora et al., 2016), tiene como modelo la participación de la comunidad, a
través de la formación de los Comités de Compra (CC), quienes participan en la
contratación y pago a las empresas proveedoras de alimentos. (MIDIS, 2013).
En este marco, en el 2016 el Programa Nacional de Alimentación Escolar (PNAE)
Qali Warma obtuvo el Certificado ISO 9001:2008 para la «Transferencia de recursos
financieros a los Comités de Compra y seguimiento del pago de los Comités de Compra
a los proveedores del servicio alimentario del PNAE Qali Warma, cuyas actividades se
desarrollan en la sede central» (TÜV Rheinland, 2016), con la finalidad de mejorar la
operatividad del Programa y pagar oportunamente a los proveedores de alimentos.
(PNAE Qali Warma, 2015a). Demorar el pago afecta la liquidez de los proveedores, en
especial a la micro y pequeña empresa
(Mypes), quienes deben afrontar la
incertidumbre de sus flujos de ingreso buscando otras fuentes de financiamiento para
seguir cumpliendo con la provisión de alimentos, pagar servicios de deuda y tributos
(MIDIS, 2018).
Analizar los tiempos del proceso de pago antes que el PNAE Qali Warma obtuviera
141
el certificado ISO 9001:2008 permite definir la línea de base para futuras evaluaciones.
Medir la variabilidad de tiempos de trámite identifica las áreas críticas. Y contrastando
el análisis con la normativa del proceso ofrece oportunidades de mejora para lograr
resultados con mayor eficiencia.
El estudio divide las actividades en 4 sub-procesos. Inicia con la recepción de la
solicitud de transferencia de recursos financieros presentado por las Unidades
Territoriales (UT) a la Sede Central del PNAE Qali Warma. Primero, se deriva a la
Unidad de Gestión de Contrataciones y Transferencia de Recursos (UGCTR), donde se
emite la Validación de la Solicitud de Transferencia de Recursos Financieros. Segundo,
la Dirección Ejecutiva
(DE) emite la Resolución de Dirección Ejecutiva
(RDE)
autorizando la transferencia. Luego, en aplicación a la RDE la Unidad Administrativa
(UA) realiza el depósito a la cuenta bancaria del Comité de Compra (CC). Cuarto, los
CC pagan al Proveedor (PNAE Qali Warma, 2015b; PNAE Qali Warma, 2018).
El propósito del presente estudio es determinar la variabilidad de tiempos de atención
de solicitudes de transferencia de recursos financieros presentadas por las Unidades
Territoriales a la Sede Central del PNAE Qali Warma durante el año 2015.
2.- MATERIALES Y MÉTODOS
Estudio observacional analítico de tipo transversal para estimar los tiempos del
proceso para la atención de las solicitudes de transferencia de recursos financieros,
denominados expedientes de pago durante el trámite. Se considera todas las solicitudes
de transferencia de recursos emitidos por las Unidades Territoriales que fueron recibidas
y registradas en la sede central del PNAE Qali Warma desde el 01 de enero hasta el 30
de noviembre del 2015, dada la disponibilidad de datos. A partir de los registros
Instituto de Gobierno y Gestión Pública del Fondo editorial de la Universidad de San Martín de Porres. Calle. Martín
Dulanto 101, Miraflores. CP. 15074 Ciudad de Lima, Perú. Teléfonos: (01) 241-4275. Correo: editor_iggp@usmp.pe
ISSN: 2414-4991
Título del articulo: Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de
Alimentación Escolar
administrativos generados durante el proceso se crea una base de datos, que incluye
fechas de derivación y recepción de documentos y características de los expedientes de
pago. Luego se contrastaron con los tiempos que figuran en las RDE publicadas en la
página web del PNAE Qali Warma. Para medir los tiempos de atención de cada sub-
proceso se tomó como horizonte las fechas de recepción, momento que el área reconoce
la responsabilidad del documento. Se excluyeron los expedientes en trámite, anulados y
con inconsistencias de fechas (ver figura 1).
Se realizó análisis univariado y análisis de supervivencia para los tiempos de trámite,
definiendo el estado inicial la fecha de recepción y el suceso final la fecha de pago. Para
comparar la variabilidad de tiempos entre los sub-procesos se consideró el coeficiente
de Pearson (CV).
Figura 1
Expedientes de pago considerado en el análisis
142
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
2. RESULTADOS
a. Características de los expedientes de pago
Ingresaron 7553 solicitudes de transferencia de recursos financieros. Las UTs Lima
Metropolitana & Callao (19%) y Ayacucho (6%) presentaron la mayor cantidad de
expedientes. Los meses de enero y febrero no se registran ingresos de expedientes.
Entre los meses de marzo a mayo ingresaron 9,06% de expedientes, entre junio a
agosto 36,34% y entre setiembre a noviembre 54,6%. Las demás características se
indican en la tabla 1.
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Autores: Luis Huarachi Coaquira, https://orcid.org/0000-0002-9332-9731
Luis Llanos Zavalaga, https://orcid.org/0000-0001-6050-6001
Hugo Tuesta Carmona, https://orcid.org/0000-0002-3498-2714
Tabla 1
Características de los expedientes de pago
Características
No
Con registro Mype
78%
21%
Colegio de secundaria
5%
95%
Con penalidad
6%
94%
Montos de devolución por
54%
46%
garantía de fiel cumplimiento
Otros descuentos
2%
98%
Características
Raciones
Productos
Modalidad
38%
62%
Características
≤S/. 50 mil
> 150 mil
Monto total solicitado
39%
26%
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
b. Tiempos de atención del proceso de pago
En promedio el tiempo atención fue 22,9±8,86 días (rango: 2-76) con asimetría de
frecuencias positiva. 14,7% demoraron menos de 15 días, 49,7% lograron ser atendidos
entre 15 a 24 días y 35,6% entre 25 a más días.
Considerando el indicador propuesto por las Políticas del Sistema de Gestión de
Calidad,
«% de expedientes conformes pagados en el plazo establecido por el
programa» (PNAE Qali Warma, 2015c), sólo el 3,4% fueron atendidos en 10 o menos
días calendarios.
143
En la figura 2 se ilustra la variación de los tiempos de atención durante las semanas del
año, su desviación estándar fluctuó entre 13,82 a 0,71. Presentaron mayor variación de
tiempos de atención los expedientes que ingresaron en las semanas 17 y 30, periodos
que coinciden con los días feriados oficiales de abril y julio.
Figura 2
Variación de tiempos de atención de expedientes de pago durante las semanas del
año 2015.
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
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Título del articulo: Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de
Alimentación Escolar
Aplicando la función de supervivencia el 96,8% de expedientes permanecerían en
trámite por más de 10 días, el 57,3% por más de 20 días, 17,6% por más de 30 días y
4,6% por más de 40 días (Ver figura 3)
Figura 3
Función de supervivencia del proceso de pago
96,8%
57,3%
17,6%
4,6%
1,2%
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
144
Según el mes de ingreso, la probabilidad que los expedientes continúen en trámite por
más de 20 días entre los meses de marzo a mayo es 73%; la probabilidad disminuye a
56,2% si los expedientes ingresan entre junio a agosto y a 29,2% si ingresan entre
setiembre a noviembre. Es decir, el expediente que ingresa en los últimos meses del
año tiene la probabilidad de ser pagado más rápido que si ingresa en los primeros meses
(Chi2: 322,322; p<0,001. Log Rank) (ver figura 4).
Figura 4
Función de supervivencia del proceso de pago según mes de ingreso.
99,2%
97,5%
Mar.,Abr.,May.
Jun.,Jul.,Ago.
80,3%
Sep.,Oct.,Nov.
73,0%
56,2%
32,6%
29,2%
14,6%
7,0%
3,0%
4,2%
0,4%
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
Según expedientes agrupados por modalidad de servicio, la probabilidad de continuar
en trámite por más de 20 días en modalidad de Productos es 61,9% y en Raciones es
32,8%. En general los proveedores que preparan raciones para cada niño tienen la
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Autores: Luis Huarachi Coaquira, https://orcid.org/0000-0002-9332-9731
Luis Llanos Zavalaga, https://orcid.org/0000-0001-6050-6001
Hugo Tuesta Carmona, https://orcid.org/0000-0002-3498-2714
probabilidad de ser pagados más rápidos que los proveedores que distribuyen productos
para cada Comité de Alimentación Escolar (chi2:198,402; p<0,001. Log Rank). (ver
Figura 5)
Figura 5
Función de supervivencia del proceso de pago según modalidad de servicio.
96,5%
Productos
Raciones
90,8%
61,9%
32,8%
18,7%
5,1%
8,4%
1,0%
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
Continuando con la evaluación de igualdad de las funciones de sobrevivencia por cada
característica. Los expedientes con montos mayores a
50 mil soles tienen más
probabilidad en permanecer en trámite (Chi2: 47,160; p<0,001. Log Rank). Si reciben
145
pagos por brindar servicios a colegios de nivel secundario (Chi2: 11,419; p<0,001. Log
Rank), o si los expedientes consignan montos de descuentos (Chi2: 8,479; p<0,001. Log
Rank), o si cuenta penalidades también tienen más probabilidades en permanecer en
trámite (Chi2: 9,169; p<0,001. Log Rank). También las solicitudes de pago que ingresan
en los primeros días de la semana (lunes y martes) tienen mayor probabilidad de
permanecer en trámite que los expedientes que ingresan los últimos días de la semana
(jueves, viernes)
(Chi2: 7,426; p=0,024. Log Rank). No se encuentra diferencias
significativas si los expedientes son o no de una Mype (Chi2: 0,076; p<0,783. Log Rank)
c. Variabilidad de tiempos en los diversos sub-procesos
El primer subproceso Unidad de Gestión de Contrataciones y Transferencia de
Recursos (UGCTR) requirió en promedio 9,20 ± 6,828 días (CV: 74%) para emitir 7397
validaciones de solicitudes de transferencia de recursos financieros. La Dirección
Ejecutiva (DE) necesitó una media de 2,64 ± 2,075 días (CV: 79%) para emitir 6713
resoluciones que autorizan las transferencias monetarias a los Comités de Compra
(CC). La Unidad de Administración (UA) usó en promedio 3,26 ± 2,205 días (CV: 66%)
para atender 6491 expedientes de pago. Y el pago de los Comités de Compra a los
proveedores demandó en promedio 5,77 ± 5,77 días (CV: 94%) para finalizar la atención
de 3139 expedientes (ver figura 6)
Figura 6
Variación de tiempos de atención de los sub-procesos de pago.
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Título del articulo: Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de
Alimentación Escolar
30
28
26
24
22
20
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
UGCTR
DE
UA
Pago de CC
CV: 74%
CV:79%
CV:66%
CV: 94%
promedio
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
146
El coeficiente de variación de Pearson (CV) al ser una razón entre la desviación estándar
y el promedio, permite comparar la dispersión de datos a una misma escala entre los
sub-procesos. Por consiguiente, a pesar que los tiempos de trámite de la UGCTR y CC
indican mayor dispersión de datos; el CC y la DE presentan mayores coeficientes de
variación porque la dispersión de tiempos es mayor en relación a sus promedios. Los
cuatro tiempos de cada sub-proceso se dividieron en nueve periodos, clasificados como
periodos de notificación y generación de sub-productos. De los 23 días promedios que
demora el trámite, 12 días son de notificación y 11 días de generación de sub-productos.
Los plazos vigentes para generar cada sub-productos (PNAE Qali Warma, 2018),
consideran 5 días para emitir la Validación de Solicitud de Transferencia de Recursos
Financieros (periodo n° 2), de los cuales el 82,22 % de expedientes fueron atendidos
dicho plazo. Se establece 1 día para emitir la autorización de transferencia con RDE
(periodo n°4), cumplido en
94,14% de los expedientes;
4 días para realizar la
transferencia a los Comités de Compra (CC) (periodo n°7), 86,97% cumplieron; y 4 días
para que los CC realicen el pago al proveedor (periodo n° 9), sólo se cumplió en 57,18%
de los expedientes evaluados. Sin embargo, los manuales del proceso no consignan los
plazos para los tipos de periodo de notificación (ver tabla 2).
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Autores: Luis Huarachi Coaquira, https://orcid.org/0000-0002-9332-9731
Luis Llanos Zavalaga, https://orcid.org/0000-0001-6050-6001
Hugo Tuesta Carmona, https://orcid.org/0000-0002-3498-2714
Tabla 2
Tipos de periodos y su variación de atención en el proceso de pago.
Tipo de periodo
Indicadores estadísticos
Sub-proceso
Descripción de acción
Generación
Promedio
Desviación
Notificación
CV
de productos
(días)
estándar
Deriva a especialista
1
Solicitud de
7.51
5.76
77%
Transferencia
Transporte
Unidad de
Prepara informe
Contrataciones y
2
técnico de
2.56
3.63
142%
Transferencia de
Inspección
conformidad
Recursos
Deriva subproducto:
3
Validación de
1.44
1.29
90%
Solicitud
Transporte
Prepara autorización
4
0.38
0.92
246%
de transferencia
Inspección
Dirección
Publica Resolución de
5
2.41
1.70
70%
Ejecutiva
Dirección Ejecutiva
Operación
Deriva Resolución a
6
0.29
0.72
243%
Unidad Administrativa
Transporte
Realiza transferencia
Unidad de
7
de recursos
2.56
1.68
66%
Administración
financieros a CC
Operación
Notifica transferencia
Notificación y
8
0.55
0.98
179%
a CC
147
pago de los
Operación
Comités de
Compra (CC)
9
CC paga al proveedor
5.23
5.44
104%
Operación
Fuente: Huarachi;2016. Según registros del PNAE Qali Warma.
3.
DISCUSIÓN
Diferentes autores consideran que si el valor del Coeficiente de Variación (CV)
es mayor a 30% los procesos son muy variados y poco fiables (Patel, Patel, and
Shiyani; 2001). En este caso, los resultados del CV indican que la atención del
proceso de pago ofrece poca certeza para cumplir con los tiempos promedios o los
plazos que se planifiquen. Ello representa elevada incertidumbre para las empresas,
por lo que deberían proyectar sus flujos de ingresos en función a los datos del
presente estudio.
Se podría aceptar la alta variabilidad de tiempos de atención en procesos que
contienen actividades cuyas características sean altamente especializadas y únicas
por caso. No obstante, el tipo de actividad predominante en este proceso de pago
es la de inspección rutinaria, basado en normativas y formatos claramente definidos.
Esto presupone que el proceso no debería tener alta variabilidad en los procesos, y
por lo tanto, es necesario seguir buscando la estandarización de la atención. Es
decir, la gestión de este proceso se debe de enfocar en implementar las
metodologías Lean Six sigma, con la finalidad de crear sistema de calidad que
detecten las causas de la alta variabilidad, para luego buscar eliminarlos (Quesada
y Arias; 2012)
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Título del articulo: Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de
Alimentación Escolar
Las empresas que proyectan dilación de pago de las entidades públicas,
provisionan suficiente capital de trabajo para continuar operando. Con la finalidad
de mejorar su rentabilidad con frecuencia adquieren préstamos con las expectativas
de conseguir beneficios económicos por brindar servicios al PNAE Qali Warma
(MIDIS, 2018). Sin embargo, las Mypes que desconocen de la demora extienden su
deuda al no tener suficientes recursos para continuar cumpliendo con los contratos
(El Comercio, 2013; Huaraz Noticias, 2014; Radio RSD Chimbote, 2014). Añadiendo
que las Mypes consiguen préstamos con altas tasas de interés y con sobre-
garantías.(Choy, Costa, y Churata; 2015)
Como ejemplo del valor del dinero en el tiempo, considerando una tasa de interés
activa anual promedio de 35% para las Mypes (SBS, s.f.). Por cada 100 mil soles
pendientes de pago, un empresario perdería 84 soles diarios por buscar otras
fuentes de financiamiento. Además, emitir comprobantes de pago genera
obligaciones tributarias; considerando la estructura de costos de los proveedores,
6% de IGV sobre el precio final (MIDIS, 2018, p.161); en caso de facturar 100 mil
soles, el proveedor debe abonar 18 mil soles por impuesto de ventas (IGV) pudiendo
reducir dicho monto declarando el IGV de sus gastos deducibles; por la facturación
de 100 mil soles tendría una obligación de 6 mil soles de IGV más 820 soles de
provisión de renta. Abono que se debe realizar independientemente si la factura fue
cancelada o no. Además, la SUNAT aplicaría intereses de 1.2% mensuales pasado
el periodo de pago y con posibilidades de realizar cobros coactivos (SUNAT, 2004).
No se encontraron diferencias significativas de tiempos de pago entre Mypes y
no Mypes. Sin embargo, son Mypes las que manifiestan problemas por las demoras
de pago (MIDIS, 2017). Realizar el seguimiento de sus expedientes y priorizar su
pronto pago, contribuiría a su crecimiento económico. Evitando su descapitalización,
quiebra o sobre endeudamiento.
148
Existen dos situaciones que dificultan el seguimiento de tiempos de trámite. El
primer caso son los tiempos de reingreso de los expedientes anulados; según el
manual de procesos de pago PNAE Qali Warma 2015b) se considera 2 días
adicionales de trámite para los expedientes observados y devueltos a la Unidades
Territoriales
(UT). Sin embargo, son ingresados al proceso como una nueva
solicitud. Identificando igualdad de datos entre los expedientes no anulados y
expedientes anulados se calcula que demoraron 31,8 ± 28,96 días (rango: 0-91) en
reingresar al proceso. La segunda situación que dificulta el seguimiento de tiempos
es la existencia de 14% de expedientes con fechas inconsistentes en diferentes
etapas del proceso. Ello pudiera estar generando mayores coeficientes de variación.
Entre las diferencias de tiempos de atención según las características de los
expedientes. Los que consignan pagos por brindar servicios a colegios de nivel
secundario tienen más probabilidades de permanecer en trámite. El 95% de estos
casos primeros se paga los montos de tipo inicial y primaria, pasado 38 días en
promedio se completa el pago por brindar servicios a usuarios del nivel secundario.
El fraccionamiento del pago responde a la generación de dos tipos de Resolución
de Dirección Ejecutiva (RDE); una consigna monto de inicial y primaria y el otro
monto de secundaria. La única diferencia legal entre ambas RDE es contemplar la
provisión de alimentos a usuarios de nivel secundaria según Decreto Supremo N°
006-2014-MIDIS (MIDIS, 2014). Es necesario evaluar la racionalidad de dividir el
trámite para este tipo expedientes. Integrando los tres montos en un solo proyecto
de RDE contribuiría a reducir el tiempo de atención.
Otra medida que podría tomar la Dirección Ejecutiva para reducir la variabilidad
de tiempo de atención y dar continuidad de trámite en ausencia del Director de turno
es acogerse a la desconcentración de competencias en el cual « Los órganos de
dirección de las entidades se encuentran liberados de cualquier rutina de ejecución,
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Hugo Tuesta Carmona, https://orcid.org/0000-0002-3498-2714
de emitir comunicaciones ordinarias y de las tareas de formalización de actos
administrativos, con el objeto de que puedan concentrarse en actividades de
planeamiento, supervisión, coordinación, control interno de su nivel y en la
evaluación de resultados »(MINJUS, 2018)
El incremento de solicitudes de pago no influye en la demora de atención. El
54,6% de expedientes de pago que ingresaron entre los meses de setiembre a
noviembre fueron pagados más rápido que el 9,06% que ingresaron entre los meses
de marzo a mayo. La aceleración de actividades debería de mantenerse durante
todo el año, con la finalidad de cumplir con la ejecución presupuestal y no tener que
devolver recursos al tesoro público.
En este contexto, se deben reglamentar y comunicar los tiempos con rangos
aceptables para cada uno de los sub-procesos. Aunque más del
80% de
expedientes cumplen con los tiempos establecidos para generar los sub-productos,
requiriendo 11 días en promedio. Son 12 días en promedio que demoran en notificar
los expedientes de pago, tiempos que no están considerados en el manual de
proceso de pago.
En la mayoría de casos, los expedientes demoraron un día o menos para ser
notificados a la siguiente área, siendo el nudo crítico el tiempo de derivar el
expediente al especialista, que dura 2.9 veces más que generar el subproducto de
Validación de Solicitud de Transferencia de Recursos Financieros.
Una gestión eficiente reconoce la necesidad de eliminar toda función duplicada
en el proceso prestacional. El Comité de Compra (CC) tiene la capacidad jurídica
para gestionar contratos de provisión de alimentos, pagar a los proveedores y rendir
cuentas de los recursos transferidos (MIDIS 2013). Para que los CC puedan realizar
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el pago, el PNAE Qali Warma realiza transferencias monetarias a sus cuentas
bancarias, en cumplimiento con la octogésima cuarta disposición complementaria
de la ley de presupuesto público N° 29951 (MEF, 2012).
Según el proceso de pago, las transferencias monetarias se realizan a la
conformidad del servicio, los Comités de Alimentación Escolar (CAE) emiten las
actas de conformidad, son autenticadas y valorizadas por las Unidades Territoriales
y revisadas por la Sede Central (PNAE Qali Warma 2015d). Durante el proceso los
CC deben «realizar los pagos a los proveedores, de acuerdo a las transferencias de
recursos financieros efectuadas por el PNAE QW, en estricto cumplimiento de lo
dispuesto por la resolución emitida por el PNAE QW, que aprueba la transferencia
de recursos financieros.» (PNAE Qali Warma, 2018: p.12). Actividad similar que
desempeña la Unidad de Administración.
Siguiendo las políticas de simplificación administrativa y modernización del
estado, legislación que promueven eliminar funciones duplicadas (Casas, s.f.). Si no
existiera el sub-proceso de pago de los CC, la Unidad de Administración podría
depositar directamente a las cuentas bancarias de los proveedores; reduciendo 5
días de trámite y un ahorro más de 4,2 millones de soles por dejar de asumir los
gastos bancarios de los CC.
Se evidencia que no existen estudios de tiempos de atención en las sedes
locales del PNAE Qali Warma, es decir desde la fecha de emisión de las actas de
conformidad del servicio hasta la fecha de recepción de la solicitud de transferencia
en la sede central del Programa. Aunque según los comentarios de algunos actores
de los procesos locales todo el proceso puede demorar entre 1 a 3 meses, o 3 a 4
meses para la actividad de valorización de productos o raciones entregadas por el
proveedor. (MIDIS, 2017).
Instituto de Gobierno y Gestión Pública del Fondo editorial de la Universidad de San Martín de Porres. Calle. Martín
Dulanto 101, Miraflores. CP. 15074 Ciudad de Lima, Perú. Teléfonos: (01) 241-4275. Correo: editor_iggp@usmp.pe
ISSN: 2414-4991
Título del articulo: Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de
Alimentación Escolar
Los nudos críticos identificados en las sedes locales (MIDIS, 2017) podrían
prolongar el pago como: demora en la firma de acta de conformidad, demora del
proveedor en presentar sus expedientes de pago a mesa de partes de la Unidad
Territorial (UT), demora de las UT para valorizar y validar los expedientes, demora
en subsanación de observaciones, demora en el transporte de documentos y en la
emisión de cheques con fondos no disponibles. Realizar análisis de tiempo permitiría
identificar los momentos críticos que deben ser priorizados por el sistema de calidad.
La limitación del estudio es que no incluye la medición de tiempos de todo el
proceso de pago, solo mide los tiempos de trámite comprendidos en la Sede Central,
en el marco del Certificado ISO 9001:2008 obtenido por el PNAE Qali Warma (TÜV
Rheinland, 2016).
CONCLUSIONES
El Coeficiente de Variación del proceso es 38,69%. Todos los tiempos del
proceso indicaron coeficientes de variación mayores al 30%, representando elevada
incertidumbre en la atención de expedientes de pago. La variabilidad se puede
explicar debido a las características de los expedientes de pago, excepto si el trámite
es para una Mype. Se sugiere priorizar el seguimiento de expedientes de pago de
las Mypes, porque la demora de pago afecta su liquidez, repercutiendo en la calidad
del servicio del PNAE Qali Warma.
Entre los momentos críticos del proceso se resalta el sub-proceso de Pago de
los Comités de Compra y los periodos de notificación o comunicación de
expedientes de pago, periodos que no agregan valor. Estos periodos en conjunto
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suman 17.4 días de 22,9 días que demora el proceso, se sugiere priorizar la
reducción dichos periodos de tiempo.
El presente estudio no dimensiona los tiempos de atención en las diversas sedes
locales del Programa. Reconociendo que es allí donde comienza el proceso, con la
emisión de las actas de conformidad del servicio hasta la fecha de recepción de la
solicitud de transferencia de recursos financieros en la sede central del PNAE Qali
Warma. Se recomienda incluir los procesos locales en el sistema de gestión de
calidad implementado con la certificación ISO 9001:2008.
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Autores: Luis Huarachi Coaquira, https://orcid.org/0000-0002-9332-9731
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Título del articulo: Análisis de tiempos del Proceso de Pago del Programa Nacional de
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